Organisationsforhold Medlemskontakt og sagsbehandling

Sagsbehandlingsregler

I dette afsnit skal der ved benævnelsen “sagsbehandler” forstås både den enkeltperson og den flerhed af personer, der centralt eller lokalt medvirker i behandlingen af en personrelateret sag.

Begrebet “sagens afgørelse” skal forstås så bredt, at det omfatter enhver sagsafslutning lige fra foreningens konkrete stillingtagen til en anmodning om bistand og til den almindelige, servicebetonede redegørelse for, hvad der efter foreningens opfattelse er – eller bør være – gældende ret i en konkret situation forelagt af et medlem.

Hvis er sagen?
Når et medlem henvender sig til foreningen for at søge bistand eller rådgivning, må foreningen betragtes som en sagkyndig hjælper for medlemmet. Hjælpen kan bestå i almindelig oplysning/rådgivning, hvorefter medlemmet selv varetager sine interesser i sagen. Men medlemmet kan også anmode foreningen om konkret bistand eller repræsentation i forhold til de øvrige parter i sagen, typisk arbejdsgiverparten. I dette tilfælde er den altovervejende hovedregel, at medlemmet har den fulde råderet over sagen og dens planlagte forløb. Foreningens initiativer i sagen forudsætter derfor som alt overvejende hovedregel medlemmets accept. Tilsvarende skal foreningen som alt overvejende hovedregel respektere en anmodning fra medlemmet om, at foreningens engagement i sagen bringes til ophør.

I ganske særlige tilfælde kan en sag dog være af en sådan foreningsprincipiel karakter eller af en så stor betydning for andre medlemmer, at hensynet til det enkelte medlems interesser i sagens behandling og forløb - herunder dens eventuelle ophør - må vige for øvrige hensyn.

I sager om afskedigelse/opsigelse har foreningen en selvstændig og af medlemmets ønske uafhængig udtaleret i henhold til lov- og overenskomstbestemmelser. I disse sager må det aftales konkret med medlemmet, om foreningen også skal udtale sig i sagen på vegne af dette, eller om det ønsker at gøre selvstændig brug af den individuelle udtaleret, der følger af bestemmelserne i tjenestemandslov/forvaltningslov.

Sagens oplysning
Enhver sagsbehandler bør sikre, at en sag er oplyst så fyldestgørende, at der er grundlag for at træffe den rette afgørelse. Sagsbehandleren skal således specielt være opmærksom på, om eventuelt manglende oplysninger kunne have betydning for afgørelsen.

Bemærkning
Det vil ikke altid være i overensstemmelse med god sagsbehandlingsskik at træffe afgørelse på det grundlag, medlemmet umiddelbart fremlægger. Sagsbehandleren bør være opmærksom på eventuelt manglende oplysninger, der kunne medføre en anden afgørelse. Sådanne manglende oplysninger bør altid søges indhentet inden sagens afgørelse. I nogle situationer - eksempelvis ved serviceberegning af pensioner - bør der desuden tages det forbehold, at afgørelsens korrekthed forudsætter, at medlemmets oplysninger er korrekte og fyldestgørende.

Det vil være i overensstemmelse med almindelig god sagsbehandlingsskik at give medlemmet supplerende oplysninger ud over det konkret forespurgte, hvis sådanne oplysninger skønnes at have umiddelbar relevans for medlemmet eller dettes situation.

Notat vedrørende mundtligt modtagne oplysninger
Hvis der modtages mundtlige oplysninger til en sag, vedrørende dennes faktiske omstændigheder, bør der gøres notat om indholdet i oplysningerne, hvis disse er af betydning for sagens afgørelse. Tilsvarende gælder, hvis sagsbehandleren på anden måde bliver bekendt med sådanne oplysninger. Notat kan dog undlades, hvis oplysningerne i øvrigt fuldt ud allerede fremgår af sagens akter.

Bemærkning
Gennem notatet sikres, at relevante oplysninger følger sagen, uanset om modtageren af oplysningerne ikke deltager i hele dens behandling. Notatet skal angive tidspunktet for modtagelsen af oplysningerne samt disses indhold i hovedpunkter. Endvidere skal det fremgå, hvorfra oplysningerne er modtaget.

Oplysningerne bør almindeligvis noteres umiddelbart efter modtagelsen. Herved sikres også, at gengivelsen bliver så nøjagtig som muligt. 

Det er uden betydning for udarbejdelse af notat, om der rent faktisk træffes en afgørelse i sagen, eller om denne henlægges. Det er heller ikke afgørende, om en oplysning efter sit indhold må karakteriseres som faktisk eller ej. Om der skal udarbejdes notat beror primært på, hvilken funktion oplysningen har i sagsbehandlingen.

Afgørende for, om en oplysning skal noteres, er derfor, om den er af en sådan karakter, at den bidrager til at supplere sagens afgørelsesgrundlag, eller om den eventuelt er indhentet for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder.

Notatpligten gælder også oplysninger, der er modtaget fra andet foreningsniveau.

Inhabilitet
Den, der selv er part i en sag eller i øvrigt har en særlig personlig eller økonomisk interesse i dens udfald, er som overvejende hovedregel inhabil i forhold til sagens behandling.

Tilsvarende gælder den, der har et nært familiemæssigt forhold til én, der selv ville være inhabil. Faste samlivsforhold sidestilles med familieforhold.

Desuden foreligger der inhabilitet, hvis der i øvrigt foreligger omstændigheder, der er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.

Undtagelsesvist kan der dog ses bort fra inhabiliteten. For eksempel hvis den inhabiles funktion i sagen er ubetydelig, eller hvis sagens karakter i øvrigt er af en sådan art, at der ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i den vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn. Tilsvarende kan der ses bort fra inhabiliteten, hvis tidsfrister e.l. umuliggør dens overgivelse til en anden sagsbehandler.

Ved tildeling/fordeling af sager skal den enkelte sagsbehandler af egen drift orientere om forhold, der eventuelt kunne gøre den pågældende inhabil i forhold til en konkret sags behandling.

Bemærkning
Den, der er inhabil i forhold til en konkret sag, bør normalt ikke træffe afgørelse i den eller i øvrigt deltage i dens behandling. Hvis inhabilitet gør en lokal behandling af en sag betænkelig, skal den overgives til central behandling, uanset om den måtte vedrøre forhold, der er omfattet af kredsenes kompetence.

Af hensyn til sagsbehandlingen i specielt de mindre lokalkredse, kan der dog ses bort fra en inhabilitet, hvor en sags faktiske omstændigheder er utvivlsomme, og hvor sagens afgørelse kan udledes af  klare retsregler eller aftalebestemmelser. Der kan tilsvarende ses bort fra inhabiliteten, hvis en sags afgørelse følger af allerede fastlagte afgørelseskriterier. Ligeledes kan der ses bort fra inhabiliteten, hvis formålet med sagsbehandlingen ellers ville forspildes af tidsmæssige årsager.

Medlemmets mulighed for repræsentation og bistand i forhold til foreningen
Det medlem, som har overgivet en sag til foreningens behandling, kan lade sig bistå af tillidsrepræsentant, ægtefælle eller anden selvvalgt person i forbindelse med møder, drøftelser mv. internt i foreningssystemet. Undtagelsesvist – eksempelvis i forbindelse med sygdom eller lignende – kan medlemmet vælge at lade sig repræsentere af andre.

Sagsbehandleren kan dog kræve, at det pågældende medlem medvirker personligt, når det skønnes at være af betydning for sagens oplysning eller afgørelse.

Medlemmets mulighed for at lade sig bistå eller repræsentere i en sag, som er overgivet til foreningens behandling, omfatter normalt ikke muligheden for at gøre dette ved personer, der udøver partsbistand som en naturlig del af deres erhverv. I tilfælde af, at et medlem af egen drift søger samtidig bistand i sagen hos eksempelvis en advokat, revisor e.l., udtræder foreningen normalt straks af sagen.

Bemærkning
Med den begrænsning, der fremgår af reglernes sidste blok, bør et medlems eget valg af  bisidder altid respekteres. Tilstedeværelsen af en tredjepart, som medlemmet selv har valgt, og som det har tillid til, kan ofte være en fordel for alle parter. Uagtet at det er foreningen, der er medlemmets repræsentant eller hjælper i en sag, kan medlemmet ofte have et personligt behov for hjælp til at fremlægge sin situation og til efterfølgende at opsummere og bearbejde de oplysninger og informationer, som er givet på et møde.

I særlige tilfælde, eksempelvis hvis et medlem ikke er i stand til personligt at deltage i et møde på grund af sygdom, indlæggelse el.lign., vil det være naturligt at acceptere, at medlemmet lader sig repræsentere på mødet, evt. ved den professionsrepræsentant, der i øvrigt måtte varetage medlemmets interesser.

Medlemmernes ret til aktindsigt i egen sag

Det medlem, som har overgivet en sag til foreningens behandling, eller som er part i en sag indgivet til foreningens behandling af f.eks. ansættelsesmyndighed/arbejdsgiver, kan forlange at blive gjort bekendt med akterne i foreningens sag.

Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i sagen med følgende undtagelser:

  • Dokumenter, der vedrører andre personers tjenstlige eller personlige forhold.
    • Foreningens interne dokumenter og notater. Som sådanne regnes:

1)      Notater, der udarbejdes alene til internt brug ved sagens behandling.

2)      Kommunikation mellem foreningens forskellige enheder og organisationsniveauer, indeholdende vurderende stillingtagen eller forslag til sagens videre behandling og afgørelse.

3)      Dokumenter eller notater, hvis fortroligholdelse skønnes nødvendig af hensyn til interne foreningsmæssige hensyn eller for foreningens mulighed for at varetage generelle medlemsinteresser.

Væsentlige oplysninger om den konkrete sags faktiske omstændigheder, der alene findes i et dokument, der er omfattet af ovennævnte undtagelser, er dog undergivet medlemmets ret til aktindsigt, uanset om dokumentet i sin helhed er omfattet af undtagelsen.

Generelt undtaget fra aktindsigten er dokumentationsmateriale, som foreningen indhenter fra sagkyndige til brug for en intern vurdering af sagens stilling. Som eksempler kan nævnes indhentede juridiske responsa og lægelige / tekniske specialistvurderinger.

 
Der kan efter konkret vurdering gives et medlem aktindsigt i videre omfang end angivet ovenfor, medmindre hensynet til den pågældende selv, andre medlemmer eller foreningsmæssige interesser taler herimod.

 
Hvis et medlem begærer aktindsigt, og denne imødekommes iht. ovenstående, udsættes sagens afgørelse, til medlemmet har haft mulighed for at gøre sig bekendt med dokumenterne. Dette gælder dog ikke, hvis udsættelsen vil medføre overskridelse af en eksternt fastsat svarfrist, hvilket kan være tilfældet i f.eks. afskedigelses-/opsigelsessager. Det gælder tilsvarende ikke, hvis medlemmet allerede i forbindelse med anmodningen om aktindsigt tilkendegiver, at sagsbehandlingen kan løbe videre.

 
Afgørelse af, om der kan gives aktindsigt samt dennes omfang og form, træffes på det sagsbehandlingsniveau, der har afgørelseskompetencen i den pågældende sag.

Bemærkning
Hvis et medlem anmoder foreningen om bistand, må foreningen betragtes som en sagkyndig hjælper for det pågældende medlem, hvorfor dette normalt har fuld råderet over sagen. Det er derfor også naturligt, at medlemmet har adgang til at gøre sig bekendt med akterne i foreningens sag. Det skal bemærkes, at begrebet “akter” dækker alle dokumenter mv., uanset om disse foreligger i fysisk eller elektronisk form.

Det vil være i overensstemmelse med god sagsbehandlingsskik, at medlemmet holdes løbende orienteret om sagens stilling gennem kopier af afsendte og modtagne breve mv., der er af betydning for denne.

Brevveksling og kommunikation i øvrigt mellem foreningens forskellige niveauer i en konkret sag betragtes som intern foreningskommunikation, som medlemmet ikke umiddelbart har adgang til indsigt i. Undtaget herfra er dog væsentlige oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, der kun fremgår af det interne materiale. Sådanne oplysninger er undergivet retten til aktindsigt. Om en oplysning må betragtes som væsentlig afgøres af, om den tillægges en selvstændig betydning ved sagens afgørelse.

Afgørelse af, om der kan ydes aktindsigt, bør træffes hurtigst muligt efter medlemmets anmodning herom. Medlemmet skal samtidig orienteres om, at den videre sagsbehandling udsættes, indtil medlemmet tilkendegiver, at den ønskes fortsat. Dette gælder dog ikke i sager, hvor foreningen skal afgive selvstændig udtalelse iht. regler fastsat i lov, iht. lov eller i aftale/ overenskomst.

Hvis der i en konkret sag tænkes givet meraktindsigt, og hvis denne omfatter foreningsintern kommunikation, bør det foreningsniveau, som har afgivet oplysninger, have mulighed for at udtale sig herom, inden aktindsigten gives.

Høring af medlemmet inden der træffes afgørelse
Indhentes eller modtages der oplysninger af betydning for foreningens afgørelse i en sag, der vedrører et medlems ansættelses- eller foreningsmæssige forhold, bør afgørelsen i sagen udsættes, indtil medlemmet er blevet gjort bekendt med oplysningerne og har haft mulighed for at kommentere dem.

Dette gælder dog kun, når oplysningerne er til ugunst for medlemmet, og det ikke kan antages, at medlemmet er bekendt med, at oplysningerne indgår i foreningens afgørelsesgrundlag.

Høring kan undlades, hvis oplysningerne ikke er undergivet medlemmets ret til aktindsigt iht. reglerne i afsnittet om dette, eller hvis det efter oplysningernes karakter og sagens beskaffenhed ikke findes betænkeligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag.

Høring kan også undlades, hvis den ville medføre en overskridelse af en frist for sagens afgørelse fastsat i lov, iht. til lov eller i aftale/overenskomst.

 
Det medlem, som har rejst en sag for foreningen, eller som er part i en af arbejdsgiveren rejst sag vedrørende medlemmets tjenstlige eller ansættelsesmæssige forhold kan på ethvert tidspunkt forlange foreningens afgørelse i sagen udsat, til medlemmet har afgivet en udtalelse i sagen. Det gælder dog ikke, hvis udsættelsen ville medføre en overskridelse af en ved lov, iht. lov eller ved aftale / overenskomst fastsat frist for foreningens afgørelse i sagen, eller hvis hensynet til medlemmets interesse i en udsættelse findes at burde vige for hensynet til foreningens eller andre medlemmers interesse.

Bemærkning
Som det fremgår af formuleringen, er denne bestemmelse specielt rettet mod situationer, hvor foreningen selvstændigt eller efter anmodning fra et medlem behandler en sag vedrørende dettes ansættelsesmæssige forhold. Bestemmelsen er ligeledes rettet mod situationer, hvor et medlem søger foreningen om en ydelse, f.eks. i form af juridisk bistand, kontingentfrihed el.lign.

Der kan dog forekomme andre situationer, hvor det vil være i overensstemmelse med almindelig god sagsbehandlingsskik at foretage en høring af medlemmet. Hvis et medlem klager over foreningens sagsbehandling, vil det således være en naturlig del af klagesagens behandling, at medlemmet bliver gjort bekendt med sagsbehandlerens redegørelse for sagsforløb mv., hvis denne redegørelse ikke er i overensstemmelse med det af medlemmet beskrevne.

Det vil normalt ikke være vanskeligt at afgøre, om en given oplysning er til ugunst for medlemmet. Det kan derimod være mere usikkert, om medlemmet kan antages at være bekendt med, at oplysningen er tilgået foreningens sag. Som overvejende hovedregel bør beslutning om evt. høring derfor tage udgangspunkt i, om oplysningen er givet af medlemmet selv.

I en række situationer kan høring undlades. Det gælder for eksempel, hvis der er tale om oplysninger af rent faktuel art, eller hvis der ikke er grund til antage, at de pågældende oplysninger vil kunne korrigeres eller suppleres af medlemmet.

Begrundelse for en afgørelse
Hvis et medlem har søgt foreningens bistand, og foreningen ikke finder at kunne imødekomme ansøgningen eller give medlemmet fuldt ud medhold, bør afgørelsen altid være ledsaget af en begrundelse herfor.

En begrundelse skal indeholde henvisning til de vedtægts-, -aftale- eller lovregler, som har ligget til grund for afgørelsen. Begrundelsen skal endvidere om nødvendigt indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning.

Begrundelsens indhold kan begrænses i det omfang dette skønnes nødvendigt af hensyn til foreningsmæssige interesser eller hensynet til fortroligheden omkring andre medlemmers private eller tjenstlige forhold.

Bemærkning
Reglerne om begrundelse er specielt rettet mod de situationer, hvor et medlem søger foreningen om en konkret ydelse i form af juridisk bistand, kontingentfrihed mv. Bestemmelsen vedrører ikke afgørelser truffet af bestyrelsen for Understøttelseskassen.

Dog følger det af almindelig god sagsbehandlingsskik, at det også bør oplyses i andre situationer, hvordan man er kommet frem til “rette svar” på en medlemshenvendelse. Dels giver det generelt medlemmerne en større tillid til sagsbehandlingen, og dels vil det i givet fald kunne modvirke fejlagtig anvendelse af et foreningssvar, når de væsentligste præmisser for dette og de anvendte retsregler mv. fremgår af selve besvarelsen.

En begrundelse skal som minimum henvise til de konkrete rets-, vedtægts- eller overenskomstregler, der er lagt til grund for afgørelsen. Hvis afgørelsen bygger på et skøn, skal der tillige angives de hovedhensyn, der har været lagt til grund for skønsudøvelsen.

Da det imidlertid kan være legalt for en interesseorganisation at afgøre en konkret sag under hensyntagen til muligheden for at opnå eller fastholde resultater til gavn for den samlede medlemsgruppe, kan en begrundelse undtagelsesvist begrænses, hvis hensynet til foreningens virke skønnes at overstige hensynet til medlemmets interesse i en fyldestgørende begrundelse.

Det følger umiddelbart af forholdets natur, at der i en begrundelse heller ikke kan gives oplysninger om andre medlemmers private eller tjenstlige forhold, i det omfang disse oplysninger bør fortroligholdes under hensyntagen til deres indhold og karakter.

Fortrolighed med hensyn til modtagne oplysninger
Enhver, der på foreningens vegne medvirker ved sagsbehandlingen af personrelaterede sager, eller som i øvrigt via deres foreningsvirke kommer til kendskab med oplysninger vedrørende enkeltmedlemmers personlige eller tjenstlige forhold, skal betragte og behandle disse oplysninger som fortrolige.

Bemærkning
Det er af afgørende betydning for medlemmernes tillid til foreningen, at de kan give alle relevante, herunder også personlige, oplysninger til foreningens repræsentanter eller sagsbehandlere med den tryghed, at oplysningerne – hvis andet ikke er aftalt konkret – kun bliver kendt af andre foreningsrepræsentanter eller sagsbehandlere og kun i det omfang, disse har en umiddelbar forenings- eller sagsbehandlingsmæssig interesse i dem.

Den enkelte foreningsrepræsentant eller sagsbehandler bør således ikke, heller ikke internt i systemet, søge at skaffe sig eller videregive oplysninger, som ikke er af betydning for egen eller modtagerens sagsbehandling eller foreningsmæssige funktion.

En uberettiget videregivelse af oplysninger til eks- eller interne personer eller til myndigheder, arbejdsgiverpart m.v. må betragtes som et tillidsbrud i forhold til medlemmet.

Undtagelsesvist kan der dog forekomme situationer, hvor hensynet til medlemmet selv eller andre medlemmer kan gøre en videregivelse, der ikke er et nødvendigt led i foreningens sags behandling eller er konkret aftalt med medlemmet, berettiget. Her tænkes specielt på situationer, hvor et medlem er afskåret fra at kunne varetage sine egne interesser på grund af eksempelvis sygdom. Der tænkes ligeledes på situationer, hvor de af medlemmet givne oplysninger har en sådan betydning for foreningsmæssige interesser eller for andre medlemmers ansættelsesforhold/ retssikkerhed, at hensynet hertil overstiger medlemmets interesse i fortroligholdelse.

Klagevejledning
Hvis en afgørelse i forhold til et medlem er omfattet af klageadgangen til opmandsfunktionen, skal dette oplyses medlemmet samtidig med afgørelsen. Oplysningen er dog ikke nødvendig, hvis det pågældende medlem fuldt ud har fået medhold.

Hvis en afgørelse er truffet af kredsen, og medlemmet ikke er tilfreds, skal medlemmet først klage til kredsen. Hvis medlemmet ikke får ret, kan der klages til foreningen centralt. Hvis medlemmet heller ikke får hos foreningen centralt, kan der klages til Opmanden.

Hvis en afgørelse er truffet af hovedforeningen, skal medlemmet først klage hertil. Hvis medlemmet ikke får ret, kan der klages til Opmanden.

Læs regler for Opmandsinstansen på foreningens Portal.

Bemærkning
Bestemmelsen sigter mod de situationer, hvor et medlem søger om en konkret ydelse eller en konkret bistand, og hvor der er etableret en formaliseret mulighed for medlemmet til at få afgørelsen prøvet ved en egentlig klageinstans eller på et andet foreningsniveau end det sagsbehandlende. Oplysningen om selve klageadgangen skal suppleres med en samtidig oplysning om eventuelt fastsat tidsfrist og fremgangsmåde.