Organisationsforhold Samarbejdsudvalg

Samarbejdsudvalg i staten

Statens SU-aftale
Grundlaget for arbejdet i samarbejdsudvalget (SU) er »Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner«.

SU-aftalen er en rammeaftale, som udfyldes lokalt af parterne - ledelsen og medarbejderne - på det enkelte tjenestested.

SU’s formål og funktioner
Formålet med samarbejdsudvalget er bl.a. at øge medarbejdernes indflydelse og medbestemmelse, for derved at styrke interessen for funktionerne på skolen og for at sikre arbejdstilfredsheden.

I det daglige samarbejde mellem ledelse og medarbejdere skal så mange grupper som muligt inddrages, således at medarbejdernes forståelse for skolens/institutionens drift og økonomi øges. Ud over lærergruppen, herunder børnehaveklasseledere, udgør det øvrige pædagogiske personale én gruppe og det teknisk-administrative personale én gruppe. Rammerne for dette samarbejde fastlægges i samarbejdsudvalget.

Samarbejdet i samarbejdsudvalget skal
•        involvere medarbejderne i arbejdet med skolens/institutionens mål og strategi,
•        fastlægge nogle personalepolitiske rammer, som fremmer kompetenceudvikling, og som skaber lyst og motivation til at opfylde skolens/institutionens målsætning,
•        medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø,
•        supplere og støtte det øvrige samarbejde, der foregår mellem ledelsen og medarbejderne i hverdagen.

Samarbejdet vedrører opgaver, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret. Ledelse udøves i dialog med medarbejderne på en motiverende, udviklende og tidssvarende måde, og medarbejderne bidrager aktivt til et fremadrettet samarbejde om skolens/institutionens udvikling.

Samarbejdsudvalget skal jævnligt evaluere sit arbejde med henblik på at sikre, at arbejdet forbedres og målrettes.

Oprettelse af SU og SU-systemets opbygning
Der skal oprettes et SU når antallet af medarbejdere - inden for lederens ledelseskompetence - svarer til mindst 25 fuldtidsbeskæftigede. Det er imidlertid også muligt inden for SU-reglerne at oprette SU på tjenestesteder, hvor der er færre ansatte end svarende til 25 fuldtidsbeskæftigede. Dette forudsætter enighed mellem parterne. Den nærmere opbygning ved etablering af SU fastlægges ved lokal forhandling mellem ledelsen og repræsentanter fra de lokale personaleorganisationer.


Hvis der er oprettet SU på flere forskellige tjenestesteder inden for samme institution, skal der også etableres et hovedsamarbejdsudvalg, der ligesom det lokale SU relaterer til kompetencen på det pågældende ledelsesniveau.

Samarbejdsudvalgets sammensætning
Antallet af repræsentanter aftales mellem ledelsen og personaleorganisationernes stedlige repræsentanter. Danmarks Lærerforening anbefaler, at struktur og sammensætning sker ved aftale mellem skolens/institutionens ledelse og den lokale kreds.

Antallet af ledelsesrepræsentanter kan ikke overstige antallet af repræsentanter for medarbejderne, men der kan godt være paritet dvs. lige mange repræsentanter på hver side.

I det lokale SU vælges medarbejdersidens repræsentanter af og blandt medarbejderne i de respektive personalegrupper. Hvis en personalegruppe har en eller flere valgte TR, indtræder disse forud for andre medarbejderrepræsentanter. Det betyder, at hvis en personalegruppe skal være repræsenteret i SU, og gruppen har én valgt TR, er denne født medlem af SU. Uenighed om antallet af repræsentanter forelægges Samarbejdsnævnet.

Medlemmer og suppleanter vælges for 2 år ad gangen.

Den ansvarlige leder på skolen/institutionen er formand for SU, medens næstformanden vælges af og blandt medarbejdersidens repræsentanter.

Arbejdsvilkår
Omkostningerne i forbindelse med afholdelse møderne i samarbejdsudvalget afholdes af skolen/institutionen.

Møderne afholdes i arbejdstiden og tilrettelægges under hensyntagen til de enkelte personalegruppers arbejdstid.

Den tid, der medgår til afholdelse af møder og formøder, indregnes i arbejdstiden efter de almindelige principper for den enkelte personalegruppe. Aflønningen sker således også efter de sædvanlige principper.

Da medarbejderrepræsentanterne bør have samme muligheder som ledelsesrepræsentanterne for ved et formøde at drøfte spørgsmål, der er optaget på dagsordenen, vil der være mulighed for også at få indregnet den tid, der bruges på formøder. Det må dog bero på en konkret vurdering, foretaget i fællesskab af formanden og næstformanden for samarbejdsudvalget af de punkter, der er optaget på dagsordenen for samarbejdsudvalgsmødet, hvorvidt - og i bekræftende fald i hvilket omfang - der er behov for, at medarbejderrepræsentanterne afholder formøde.

Uddannelse
Et samarbejdsudvalgsmedlem skal, jf. § 11, inden for de første 6 måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer. Dette kursus tilbydes bl.a. af Institut for Videreuddannelse, tlf. 70 20 26 42 eller www.i-f-v.dk samt fra www.samarbejdssekretariatet.dk

Løn
SU-møderne afholdes i arbejdstiden, og SU-medlemmerne oppebærer deres sædvanlige løn, når de deltager i møderne. Deltagelse i SU-møder skal derfor indregnes i lærernes arbejdstid på samme måde som alle øvrige aktiviteter, der ligger ud over undervisningen.

Medlemmer af SU oppebærer befordringsgodtgørelse efter de regler, der gælder for tjenestemænd.

TR-beskyttelse
Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse er omfattet af reglerne for beskyttelse af tillidsrepræsentanter.

SU’s arbejdsform
Der afholdes møder i samarbejdsudvalget, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt. Af hensyn til kontinuiteten i arbejdet må det anbefales, at der normalt afholdes møder mindst én gang i kvartalet. Møderne ledes af formanden. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsordenen. Samarbejdsudvalget fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Udvalgets sekretær tager referat af møderne. Det aftales i forretningsordenen, hvordan referatet offentliggøres for medarbejderne. Samarbejdsudvalget skal sørge for, at samtlige medarbejdere i øvrigt løbende orienteres om udvalgets arbejde.

SU’s medlemmer kan frit referere, hvad der passerer i udvalget. Dog kan medlemmerne pålægges tavshedspligt i de ganske få tilfælde, hvor sagens natur gør det påkrævet. Derudover er friheden til at referere begrænset af lovbestemmelser, bl.a. i straffeloven og forvaltningsloven.

Informationspligten
I samarbejdsudvalget skal der gives information og foregå drøftelser om skolens/institutionens forhold.

Informationen skal være fyldestgørende, så medarbejderne er i stand til at overveje situationen, indhente flere oplysninger og evt. gennemføre møder med ”baglandet”. Information skal primært ske skriftligt.

Ledelsen skal, jf. SU-aftalens § 3, stk. 2, informere samarbejdsudvalget om:
•        Skolens/institutionens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation.
•        Skolens/institutionens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng.
•        Beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold.
•        Udbud og udlicitering.

Informationspligten er gensidig. Det betyder, at også medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet.

Beslutningerne og drøftelserne i samarbejdsudvalget nedfældes i et referat, der udsendes til samtlige medarbejderne.

Drøftelsesretten
Alle forhold, der er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, hvis en af parterne ønsker det. Det forudsættes, at informationer gives så tidligt og i en sådan form, at der bliver mulighed for en grundig drøftelse af spørgsmålet i samarbejdsudvalget.

Informationerne bør så vidt muligt gives både skriftligt og mundtligt.

Medbestemmelse
Følgende emner indgår i samarbejdsudvalgets arbejde:
•        drøfte skolens/institutionens mål og strategier (§ 5, stk. 2)
•        drøfte skolens/institutionens budget (§ 5, stk. 4)
•        drøfte principper for bevillingernes anvendelse (§ 5, stk. 4)
•        fastlægge retningslinjer for ansættelser (§ 3, stk. 2)
•        fastlægge retningslinjer for afskedigelser (§ 3, stk. 2)
•        drøfte udviklingen af personalepolitik (job- og kompetenceudvikling, efteruddannelse, fleksibilitet og mangfoldighed) (§ 5, stk. 3 og § 5, stk. 6)
•        drøfte systematisk opfølgning på den lovpligtige arbejdspladsvurdering (evt. initiativer koordineres med sikkerhedsudvalget) (§ 5, stk. 7)
•        udarbejde retningslinjer for skolens sygefraværspolitik, herunder imødekommelse af medarbejderes ønske om en sygefraværssamtale (§ 5, stk. 10)
•        drøfte (årligt) skolens/institutionens sygefravær og evt. initiativer som opfølgning (§ 5, stk. 10)
•        fastlægge retningslinjer for målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel herunder det psykiske arbejdsmiljø (§ 5, stk. 9)
•        fastlægge retningslinjer for indsatsen vedr. det psykiske arbejdsmiljø, herunder arbejdsrelateret stress (koordineres med sikkerhedsudvalget) (§ 5, stk. 8)
•        fastlægge retningslinjer for at hindre at medarbejdere udsættes for mobning, (sex)chikane eller vold fra kolleger, ledere eller tredje person (fx forældre) (§ 5, stk. 11)
•        drøfte placering af arbejdstid og pauser (§ 3, stk. 2)
•        drøfte velfærdsforanstaltninger (fx begivenheder i nærmeste familie, der berettiger til særlig frihed, afholdelse af personalearrangementer m.v.) (§ 5, stk. 3)
•        informeres om evt. resultatlønsaftaler (§ 5, stk. 2)
•        drøfte konsekvenserne af rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud og udlicitering (§ 5, stk. 5)
•        drøfte principper for job på særlige vilkår (§ 5, stk. 12)
•        drøfte øvrige personalepolitiske tiltag (§ 5, stk. 3)
•        personalepolitikken skal

  • fastlægge skolens/institutionens indsats for at fastholde seniorer (§ 5, stk. 3)
  • understøtte balancen mellem arbejds- og privatliv (§ 5, stk. 3)
  • fastlægge retningslinjer for – og evaluere brugen af medarbejderudviklingssamtaler og seniorsamtaler (§ 5, stk. 6)

Medindflydelsesorgan (MIO)
Skolen/institutionen kan indgå aftale om at udvide medarbejderindflydelsen på to måder:

1. Ved at der mellem skolens ledelse og tillidsrepræsentant aftales medindflydelsesformer, der erstatter og udvider det samarbejde, der foregår efter samarbejdsaftalen, eller

2. Ved at der mellem ledelse og tillidsrepræsentant aftales medindflydelsesformer, der udvider samarbejdet med de opgaver, der varetages af arbejdsmiljøorganisationen. Grundlæggende skal man efterleve de opgaver, funktioner, pligter og rettigheder på centralt og decentralt niveau, som i arbejdsmiljølovgivningen er henlagt til arbejdsmiljøorganisationen. Det betyder, at arbejdsmiljøarbejdet skal varetages i to niveauer, nemlig i arbejdsmiljøgruppen og i arbejdsmiljøudvalget/MIO.

I begge situationer kaldes samarbejdsorganet MIO (medindflydelsesorgan), og det skal af aftalen fremgå, om den dækker hele skolen/institutionen eller dele heraf. Det anbefales, at skolen/institutionen opretter et MIO, der omfatter samarbejde og arbejdsmiljø, altså mulighed nr. 2 (se nedenfor).

Ad nr. 1
Ønsker skolen/institutionen at indgå en MIO-aftale med udvidet medarbejderindflydelse, er SU-aftalens bestemmelser om uddannelse, samarbejdsudvalgets opgaver og medindflydelsens indhold gældende.

Den aftale, som skal indgås for at lave et MIO, skal derudover omfatte forskellige bestemmelser, som fx medindflydelsens formål, indhold, struktur, mulighed for ændring og opsigelse. Desuden skal der tages stilling til evt. særlig uddannelse, samt hvordan der informeres og kommunikeres.

Det er foreningens kredse, der har komtetence til at indgå disse aftaler. 

Ad nr. 2
Ønsker skolen/institutionen at inddrage arbejdsmiljøarbejdet er der udover det ovennævnte endnu et par krav, der skal opfyldes i en aftale, som skal være skriftlig. Grundlæggende skal man efterleve de opgaver, funktioner, pligter og rettigheder på decentralt eller centralt niveau, som i arbejdsmiljølovgivningen er henlagt til arbejdsmiljøorganisationen.

Samarbejdsnævnet står til rådighed for vejledning i forbindelse med indgåelse af MIO-aftaler.

I § 8 i SU-aftalen er minimumsbetingelserne for en aftale opridset:
•        Skolen/institutionen skal have en arbejdsmiljøpolitik og handleplan for forbedringer
•        Der skal være en procedure for gennemførelse og opfølgning på aftalen
•        Det skal angives, hvordan opgaver og funktioner varetages, og en beskrivelse af relevante aktiviteter fx arbejdspladsvurdering
•        Skolen/institutionen skal hvert andet år evaluere sin arbejdsmiljøpolitik
•        Beskrivelse af ændringer og opsigelse af aftalen
•        Der skal udarbejdes en organisationsplan.

Det skal sikres, at mindst en arbejdsleder og en arbejdsmiljørepræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen deltager i MIO-arbejdet. Alle medlemmer af MIO skal tilbydes den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse, men der er kun pligt til at arbejdsmiljøuddanne den leder og den arbejdsmiljørepræsentant, der skal arbejde som arbejdsmiljøgruppe.

Retningslinjer
Samarbejdsudvalget kan fastlægge retningslinjer for arbejds- og personaleforholdene på alle de områder, hvor lederen har beslutningskompetencen om arbejds- og personaleforhold.

Retningslinjerne fastsætter, hvilke procedurer, fremgangsmåder, underudvalg, indhold mv., der skal anvendes, når ledelsen skal træffe beslutninger om fx ansættelse, afskedigelse og arbejdstilrettelæggelse. Fastlæggelse af retningslinjer er omfattet det ansvars- og kompetenceområde, som formanden for samarbejdsudvalget har vedr. ansættelses- og personaleforhold. Formanden har derfor pligt til – i SU - at redegøre for, hvilke grænser der gælder for hans/hendes kompetencer.

Når en af parterne fremsætter ønske om det, indledes der snarest muligt drøftelser i samarbejdsudvalget med henblik på at fastlægge retningslinjer på et område. Fastlæggelse af retningslinjer forudsætter enighed mellem parterne. Der kan således ikke holdes afstemning om en retningslinje. Hvis der ikke kan opnås enighed (dvs. flertal på begge sider af bordet), fastsætter ledelsen de regler, der skal være gældende på området). Der skal imidlertid udvises positiv forhandlingsvilje fra begge parter, ellers betragtes det som brud på SU-aftalen.

Aftalte retningslinjers gyldighed
De fastlagte retningslinjer udformes skriftligt og offentliggøres for medarbejderne. Retningslinjerne er bindende for såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanterne. Begge parter er forpligtet til at forsvare og anvende retningslinjerne i konkrete situationer.

Hver af parterne kan opsige aftalte retningslinjer med 3 måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der forhandles med henblik på at justere/ændre de eksisterende retningslinjer.


I forbindelse med indgåelse af aftale om retningslinjer skal samarbejdsudvalget respektere gældende love, vedtægter, overenskomster, aftaler, bestyrelsens beslutninger mv.

Indkaldelse af sagkyndige
Ved behandlingen af specielle spørgsmål i samarbejdsudvalg og underudvalg kan hver af parterne tilkalde særlige sagkyndige på det pågældende område fra skolen/institutionen. Tilkald af andre sagkyndige, herunder eksperter udefra, forudsætter, at der er enighed herom.

Samarbejdsudvalget kan indhente bistand og vejledning fra et eventuelt hovedsamarbejdsudvalg, fra Samarbejdssekretariatet (www.samarbejdssekretariatet.dk) og de berørte faglige organisationer, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske herom.

Uoverensstemmelser
Hver af parterne kan kræve uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser behandlet i et eventuelt hovedsamarbejdsudvalg. Hvis et sådant ikke findes, eller hvis der heller ikke her opnås enighed om et spørgsmål, kan uoverensstemmelsen forelægges til afgørelse i Samarbejdsnævnet.

Opnås der heller ikke enighed her, kan spørgsmålet forelægges en voldgiftsret. Voldgiftsretten afsiger en motiveret kendelse, som er bindende for begge parter.

Samarbejdsudvalget og det rådgivende organ
Samarbejdsudvalget og det rådgivende organ på en skole/institution er to principielt forskellige "systemer", som dog på en række områder tilsyneladende overlapper hinanden. Det er ikke muligt at lave en præcis afgrænsning af, hvilke spørgsmål, der naturligt bør behandles i det rådgivende organ, og hvilke der hører hjemme i samarbejdsudvalget.

Grundlæggende er det dog sådan, at samarbejdsudvalgssystemet pålægger en skole/institution en række formelle drøftelser, opgaver, aktiviteter, tiltag osv., mens det rådgivende organ kan være tillagt opgaver på en skala ”fra intet til alt”, afhængig af skolens/institutionens beslutninger. Formuleret på anden måde: i samarbejdsudvalget ”skal” man - i det rådgivende organ ”kan” man …

Hertil kommer, at det rådgivende organ sædvanligvis kun består af en del af skolens/institutionens medarbejdere, og væsentligst forholder sig til pædagogiske forhold, mens samarbejdsudvalget efter anbefalingerne omfatter alle personalegrupper og alle forhold på skolen/institutionen.

Der bør derfor i den enkelte skoles/institutions samarbejdsudvalg udarbejdes retningslinjer, der angiver, hvordan sagsgangen i den enkelte sag skal være, og hvordan det sikres, at alle personalegrupper involveres aktivt i dialogen om den aktuelle situation og udvikling.

Samarbejdsudvalget vil kunne forsyne det rådgivende organ og andre evt. medarbejderråd med oplysninger, som gør det muligt at stille forslag og/eller at afgive udtalelser.

Det skal dog sikres, at der ikke bliver for meget unødvendig "dobbeltbehandling", fordi man for en sikkerheds skyld vil drøfte alle sager flere steder.

Ikke mindst på skoler/institutioner, hvor man formelt ikke er forpligtede til at oprette samarbejdsudvalg, er det vigtigt, at det på den enkelte skole/institution afklares, hvordan man her kan anvende de to "systemer" bedst muligt med særlig opmærksomhed på inddragelse af alle personalegrupper for at nå det fælles mål.