Organisationsforhold Samarbejdsudvalg

SU's opgaver

SU’s opgaver – de 3 "hjørnesten"
SU’s arbejdsområde relaterer til ledelsens ansvar og kompetence (se ovenfor) . Opgaverne kan opdeles i 3 hovedområder:

  • informationspligt; grundlaget for SU’s virksomhed er en gensidig informationsforpligtigelse mellem ledelse og medarbejdere
  • drøftelsesret; alle forhold, der er omfattet af informationspligten, kan drøftes i SU
  • medbestemmelse; SU fastlægger retningslinjer for arbejds- og personaleforhold.

INFORMATIONSPLIGTEN
Informationspligten er gensidig. Medarbejdernes repræsentanter i SU informerer om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet. Det påhviler ledelsen »at informere om alle væsentlige forhold ...«. Det betyder bl.a., at ledelsen regelmæssigt skal informere om de beslutninger, der løbende tages i (amts)kommunen og i dennes politiske forsamling, og som vedrører arbejds- og personaleforhold på tjenestestedet men også om de forslag, der arbejdes med. Da formålet med informationerne er, at medarbejdernes synspunkter skal indgå i ledelsens beslutningsgrundlag, skal informationerne gives på et så tidligt tidspunkt, at der er mulighed for en grundig drøftelse. Dette gælder, uanset på hvilket kompetenceniveau beslutningerne skal træffes; hvad enten det er ledelsen på tjenestestedet, et af de stående udvalg (f.eks. børne/unge-udvalget), kommunalbestyrelsen eller regionsrådet.

Ledelsen har en skærpet informationspligt over for SU, når det drejer sig om

  • større rationaliseringsforanstaltninger eller arbejdsomlægninger,
  • forslag til budgetter og regnskab, samt
  • væsentlige ændringer i de økonomiske forudsætninger.

I SU’s arbejde med at strukturere informationsvirksomheden kan det være hensigtsmæssigt at søge at forudse de situationer for institutionen/skolen, hvor der for den ene eller begge parter kan være vanskeligheder med at efterleve bestemmelserne om informationspligt »i tide«. SU kan aftale en retningslinje for, hvordan sådanne situationer gribes an.

EU-reglerne om information og høring
I henhold til EU-reglerne for information og høring, skal ledelsen i relation til SU-systemet særligt
informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i kommunens/institutionens aktiviteter og økonomiske situation,
informere og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i institutionen samt om alle planlagte forventede foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet,
informere og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse (i dette tilfælde skal der ske en forudgående forhandling med medarbejdernes repræsentanter, inden der træffes beslutninger).

Informationen skal gives:

1) på et passende tidspunkt. Informationen skal ske i så god tid, at den enkelte medarbejderrepræsentant har en reel mulighed for at konsultere sit valggrundlag på en hensigtsmæssig måde. Dette skal sikre, at medarbejderrepræsentanterne får rimelig tid til at drøfte konsekvenser af et påtænkt omstillingsprojekt med de berørte medarbejdere.

2) på en passende måde. Informationen kan gives mundtligt på møder, men også som skriftlige materialer. Informationerne skal være formuleret, så medarbejderrepræsentanterne er i stand til at forstå sagens sammenhæng. En kompliceret problemstilling bør altid være beskrevet i et skriftligt materiale.

3) med et passende indhold. Problemstillingernes faktiske omstændigheder, som har betydning for den forestående beslutning i sagen, skal fremstå tydeligt, så medarbejderrepræsentanterne sættes i stand til at foretage en passende analyse og i givet fald forberede drøftelsen. Skal der ske en drøftelse i baglandene på baggrund af informationerne, forudsættes det, at informationen så vidt muligt foreligger i form af tilstrækkeligt skriftligt materiale.

Kravene til informationens indhold og tidspunktet for informationen skal stå i rimeligt forhold til den pågældende sags omfang og karakter. Kravene til informationen skærpes jo mere omfattende, jo mere kompliceret og jo mere indgribende sagen er for medarbejderne.

Information til medarbejderne
Parterne i de øverste medindflydelsesorganer (eks. hovedsamarbejdsudvalget) bør både sammen og hver for sig sikre, at medarbejderne er inddraget i de drøftelser, der foregår i de øverste udvalg. Foreningen anbefaler, at der i HSU aftales en retninglinje for, hvordan dette skal ske.

SU træffer mange beslutninger og drøfter mange forhold, der vedrører de ansatte. På alle niveauer i SU-systemet er det derfor udvalgenes opgave at informere de medarbejderne, som udvalget repræsenterer, om det arbejde, der foregår i udvalget eksempelvis, hvilke informationer der er givet, hvad der er drøftet, hvilke beslutningerne der er truffet og hvilke retningslinjer, der er aftalt.

Dette kan ske på mange måder. Udvalget skal tage stilling til, hvem der skal informeres samt hvornår, men også hvordan det skal foregå. Typisk er et referat én af metoderne men også møder eller anden mundtlig information med mulighed for dialog, personaleblad, e-mail/intranet eller opslagstavlen kan benyttes. Dette kan aftales i en retningslinje.

Alle drøftelser og beslutninger fra udvalget, kan frit refereres af udvalgets medlemmer. Dog kan medlemmerne pålægges tavshedspligt i de ganske få tilfælde, hvor sagens natur gør det påkrævet. Derudover er friheden til at referere begrænset af lovbestemmelser, bl.a. i straffeloven og forvaltningsloven. Det er imidlertid forholdsvis sjældent, der kan være tale om tavshedspligt, da SU ikke beskæftiger sig med personsager.

DRØFTELSESRETTEN
Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis en af parterne ønsker det. Endvidere kan alle forhold, der hører under ledelsens ledelsesret hvad angår SU`s kompetenceområde, tages op til drøftelse. Der er kun i to tilfælde drøftelsespligt i SU, se ovenfor om EU-reglerne om information og høring. Medarbejderrepræsentanterne skal selv være aktive vedrørende drøftelsesretten, dvs. selv fremsætte ønske om at drøfte et forhold/område. I modsat fald kan muligheden for at drøfte sagen og dermed øve indflydelse på beslutningerne, blive forpasset.

Betydningen af retten til drøftelse i henhold til SU-aftalen illustreres af nedenstående forløb (et eksempel på en retningslinje), hvoraf det fremgår, at SU kan komme ind på et tidligt tidspunkt i beslutningsprocessen og påvirke det endelige resultat.

Kommunalbestyrelsen tildeler x skole en bevilling = internt budget.

Skoleinspektøren udarbejder forslag om anvendelsen til skolebestyrelsen.

SU drøfter hele budgettet. SU informeres i øvrigt løbende om anvendelse af bevillingen.

Pædagogisk råd rådgiver om de dele af budgettet, der vedrører det pædagogiske.

Skolebestyrelsen godkender fordelingen af de bevilgede midler mellem de enkelte konti.

Skolelederens kompetence er nu fastlagt. Rammerne og principperne = ledelseskompetencen.

SU er medbestemmende for så vidt angår de dele af bevillingen, der vedrører arbejds- og personaleforhold efter evt. fastsatte retningslinjer.

Danmarks Lærerforeningen anbefaler, at SU aftaler en retningslinje (en nærmere procedure), der sikrer den nødvendige tid til drøftelsen, herunder gennemførelse af forhandling af et spørgsmål.

RETNINGSLINIER
Hvad er en retningslinje? 
En retningslinje er en aftale om, hvilke procedurer/fremgangsmåder eller indhold, man følger på et givent område. Medbestemmelsen ligger i, at medarbejderne via retningslinjer er med til at bestemme, hvordan lederen og evt. andre ansatte skal agere på nogle områder, hvor lederen ellers ville have den fulde kompetence til selv at træffe beslutninger om dette. En retningslinje angiver som regel hvad der skal ske, hvornår det skal det og hvem der skal handle i en situation.

Via aftalte retningslinjer er det muligt at få medbestemmelse om arbejds- eller personaleforhold samt sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Retningslinjer kan aftales på alle niveauer i kommunens SU-struktur.

Retningslinjer er bindende for såvel ledelse som medarbejderrepræsentanter.

Forskellen på retningslinje/regel/aftale
SU har ret til at aftale bindende retningslinjer. Er der fastlagt retningslinjer i et SU, vil der fortsat være tale om retningslinjer, selv om sagen forelægges for f.eks. økonomiudvalget til efterretning. Hvis økonomiudvalget ikke kan acceptere retningslinierne må det pålægges den leder, der har kompetencen, at opsige de aftalte retningslinier.

Arbejdsgiveren har retten til at fastsætte regler om arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. En sådan regel, som – efter indstilling fra f.eks. hovedudvalget – er fastsat eller godkendt af kommunalbestyrelsen/amtsrådet, er ikke en retningslinje og er derfor ikke omfattet af rammeaftalen. SU kan ikke indgå aftaler, hvor aftaleretten er tillagt de lokale personaleorganisationer.

Danmarks Lærerforeningen anbefaler, at det af alle aftalte retningslinjer tydeligt fremgår, at der er tale om en retningslinje aftalt i SU-systemet.

Hvordan aftales retningslinjer?
Når en af parterne ønsker det, skal der snarest indledes drøftelser med henblik på at fastlægge retningslinjer. Der er 3 betingelser, der skal være opfyldt for at aftale en retningslinje:

  • Lederen skal have ledelseskompetencen på området (arbejds- og personaleforhold, sikkerheds- og sundhedsarbejdet)
  • Retningslinjen aftales i enighed, dvs. at alle medlemmer i SU skal tilslutte sig retningslinjen (SU kan altså ikke vedtage en retningslinje ved flertalsafgørelse).
  • Retningslinjen skal respektere love, cirkulærer, overenskomster, skolebestyrelsens vedtagne principper mv.

De fastlagte retningslinjer skal udformes skriftligt. Det kan f.eks. være som referat eller i form af et særligt notat. Det skal fremstå klart, hvad der er aftalt, så der kan informeres om de fastlagte retningslinier til medarbejdere i institutionen og til kommunens organisation i øvrigt.

Det er ikke noget krav om, hvem der udarbejder forslag til retningslinjer. Forslag kan derfor komme både fra ledelses- og medarbejdersiden i udvalget men også gerne fra andre ansatte på stedet.

Obligatoriske retningslinjer
SU på de enkelte skoler/institutioner skal også fastlægge nogle bestemte retningslinier. Hvilke opgaver, der er tale om, fremgår af bilag 3 og 4 til SU-aftalen.

Positiv forhandlingsvilje
Det fremgår af rammeaftalen, at udvalget skal bestræbe sig for at opnå enighed, og det betragtes som brud på aftalen, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje. Det betyder så også, at begge parter (alle SU-medlemmer) er forpligtet til at forsvare og anvende de fastlagte retningslinjer i konkrete situationer.

Hvis der er enighed i SU om at aftale retningslinjer på et område, der går ud over ledelsens kompetence, kan dette lade sig gøre ved at få accept af dette fra den instans, der har kompetencen.

Ej enighed om en retningslinje
Trods positiv forhandlingsvilje kan der opstå situationer, hvor ikke alle kan blive enige om en retningslinje. I disse tilfælde vil det så fortsat være skolelederen, der har kompetencen til at forvalte området.
I Københavns Kommune kan medbestemmelse ske ved afstemning, når mindst 1/4 af SU's medlemmer er enige herom (§ 17, stk. 1).

Opsigelse af en retningslinje
Retningslinjerne er gældende, indtil de opsiges. Opsigelsesvarslet er 2 måneder. Inden opsigelsen finder sted, skal der forhandles mellem parterne med henblik på at justere/ændre de eksisterende retningslinjer.

Hvor mange og hvilke retningslinjer?
Hvor mange og hvilke retningslinjer, der skal aftales på den enkelte arbejdsplads, må afgøres lokalt i forhold til det behov, der er. Det er en fordel at have aftalt retningslinjer på et område, så de er klar til brug, når situationen opstår. Det er også nemmere at udarbejde en retningslinje, når skolen ikke står i en konkret situation, der skal løses.

REFERATER
SU udvalg skal udfærdige et referat, der skal videresendes op i systemet til øvrige niveauer. SU-systemet er et repræsentativt system (modsat f.eks. pædagogisk råd). Det er derfor vigtigt, at referatet er informativt, så de ansatte, som man repræsenterer i SU, kan følge med i, hvad der bliver drøftet og besluttet.

Referatet kan eksempelvis indeholde:

-hvem var til stede – hvor længe
-hvem var fraværende
-baggrunden for punktet
-de fremførte synspunkter
-de trufne beslutninger
-eventuelle fremtidige konsekvenser

Sagsfremstillingen skal være neutral. Stort set alt, hvad der foregår i SU, kan frit refereres dvs. hvad der er drøftet, hvilke synspunkter der er (den enkelte har), hvilke beslutninger, der er taget osv.. Undtaget herfra er primært oplysninger som i medfør forvaltningslovens bestemmelser er omfattet af tavshedspligten. Da SU ikke beskæftiger sig med personspørgsmål, vil det være yderst sjældent, at tavshedspligt kan forekomme. Endvidere kan der forekomme enkelte tilfælde, hvor sagens natur gør det nødvendigt.
I københavns Kommune må sekretæren for SU ikke være medlem af eller suppleant til SU.