Organisationsforhold Tillidsrepræsentanten

Møder på skolen

DEN FAGLIGE KLUB
På alle arbejdspladser skal der oprettes faglige klubber. Den faglige klub omfatter alle foreningens medlemmer af fraktion 1, lærere m.fl., og fraktion 2, børnehaveklasseledere. Tillidsrepræsentanten er født formand for klubben.

Opgaver 
Det er i Faglig Klub, at TR og AMR kan blive "klædt på" af kollegerne forud for møder med ledelsen, møder i MED-udvalget, ligesom emner for møder i skolebestyrelsen og i et eventuelt pædagogisk råd kan drøftes her. Der er tale om et forum, hvor klubbens medlemmer kan diskutere deres problemer, uden at ledelsen er til stede.

Opbakning fra kollegerne skaber det bedste fundament i forhold til samarbejdet med ledelsen. Det er derfor vigtigt for TR og AMR at kende kollegernes synspunkter, så der ikke efterfølgende opstår utilfredshed med de løsninger, der kommer på bordet. Og måske det allervigtigste – TR og AMR må have fuld opbakning fra kollegaerne, så der ikke er nogen tvivl om medlemsopbakningen, når der forhandles med ledelsen/fremlægges forslag mv.

Klubben kan kun beskæftige sig med sager, der falder ind under tillidsrepræsentantens arbejdsområde. Klubben ikke kan behandle personsager.

Mødeleder 
Klubbens møder ledes af TR/TR-suppleanten eller en valgt dirigent.

Mødeafholdelse
Klubben afholder møde, når tillidsrepræsentanten anser det for nødvendigt, eller når mindst 1/4 af klubbens medlemmer skriftligt over for TR fremsætter motiveret krav derom. Er intet andet aftalt, indkaldes der til mødet ved opslag på opslagstavlen eller ved omdeling til hvert medlem – normalt med mindst 5 skoledages varsel og med angivelse af en foreløbig dagsorden. I særlige tilfælde kan TR fravige indkaldelsesfristen.

Det er ikke ukendt, at tilslutningen til møder i Faglig Klub kan være knap så stor, når medlemmerne skal have den almindelige dagligdag til at fungere med job, familie, børn, fritidsinteresser osv. Hvis det kniber med fremmødet i Faglig Klub, bør I se på, om og hvordan I kan organisere Faglig Klubs arbejde på andre måder end hidtil.

Der er grænser for hvor mange møder, det er realistisk at afholde. Men de tillidsvalgte skal også kunne indgå i aftale/komme med tilkendegivelser overfor ledelsen mellem møder i Faglig Klub - ellers bliver de måske ”kørt over” af rene ledelsesbeslutninger, der ikke har tid til at afvente en yderligere afklaring i baglandet.

TR-suppleanten – eller en på mødet valgt referent – fører et beslutningsreferat over forhandlingerne. Ethvert mindretal har ret til at få sin afvigende mening tilført referatet i kort form. Referatet tilsendes kredsstyrelsen til orientering.

Forretningsorden
Den faglige klub fastsætter selv sin forretningsorden, der skal godkendes af kredsstyrelsen. Der er udarbejdet et forslag til vejledende forretningsorden til de faglige klubber. Denne er gældende, medmindre den faglige klub har fastsat andre regler.

Klubråd en mulighed
Kongressen har vedtaget, at der skal være Faglig Klub på hver arbejdsplads. Som supplement til Faglig Klub kunne der eksempelvis etableres en form for klubråd, der kunne være daglig sparringspartner for TR/AMR.

Sammensætningen og størrelse skal besluttes lokalt med skelen til, hvad der giver den bedste repræsentation i forhold til medlemsgruppen og de opgaver, der skal løses. Det er vigtigt, at der ikke bliver tale om en bureaukratisk opbygning, da der skal kunne arbejdes hurtigt og effektivt. Det er også vigtigt, at der ikke opstår et A- og B-hold, hvor det kun er de stærke meningsdannere, der får plads. Måske skal klubrådet organiseres ”ad hoc” i forhold til den opgave, der skal løses/den sparring som TR/AMR har brug for.

Klubrådet – uanset hvilken form, der vælges - kan være den daglige sparringspartner til TR/AMR, så de hurtigt kan blive klædt på i en sag. Rådets medlemmer kan alle drøfte emner med kollegerne eller vejre stemningen for og imod - eksempelvis på lærerværelset, i hver sin afdeling eller faggruppe. TR kan uddelegere opgaver til de øvrige, så det også bliver en aflastning for TR og samtidig giver mening og engagement for de øvrige at deltage aktivt.

Det væsentligste formål med et klubråd er, at TR - med stor sikkerhed for sit mandat fra medlemmerne - kan indgå i drøftelser og træffe bindende aftaler med ledelsen.

Klubrådet kan også hjælpe til med at forberede møder i Faglig Klub. Måske skal der være færre møder i Faglig Klub, hvor der så primært skal gives mandat til en linje/politik.

Faglig Klubs møder fastlægges i god tid og gerne i forlængelse af anden arbejdsmæssig aktivitet. Et af møderne kunne være et møde én gang om året, hvor der er fællesspisning/hyggeligt samvær bagefter. 

Om møder i almindelighed
Kan spørgeundersøgelser bruges?
TR/klubrådet kan bruge hurtige spørgeundersøgelser blandt medlemmerne. Der kan laves enkle undersøgelser i form af elektroniske spørgeskemaer. Der findes også mange simple digitale værktøjer, man kan benytte sig af.

Kan der planlægges, så der undgås spildtid?
Planlæg møder i Faglig Klub, møder i klubråd mv., så tidspunkterne passer tidsmæssigt både i forhold til møder i MED, møder i skolebestyrelsen og møder i pædagogisk råd.

Undersøg, hvornår det passer medlemmerne bedst at mødes: er det på bestemte ugedage, på bestemte tidspunkter? Undersøg også, hvor lang tid møderne kan vare (sluttidspunkt).

Systematik i arbejdet - årshjul som værktøj
Der er mange måder, det kan gribes an på. Et ”årshjul” er et godt og nemt værktøj til planlægning. Det eksisterer som regel allerede på arbejdspladsen i form af de planlagte møder i pædagogisk råd, MED og skolebestyrelsen. Med de planlagte møder plottet ind i en kalender med de 52 uger, er det nemmere at holde styr på de opgaver, der skal drøftes med kolleger/ledelse og andre. Hav god plads til at skrive, hvad der skal ske og hvornår, hvem der skal stå for opgaven, og hvornår den skal være færdig. Nogle gange er det nemmest at planlægge en opgave ”bagfra”, dvs. at starte med, hvornår skal den være færdig? Hvad skal I så gøre lige før det, og lige før det osv.

Ud fra devisen om at gøre det enkelt, kan vedlagte underbilag 2 ”Målrettet indsats” også være et godt bud. Skemaet er til inspiration for det systematiske arbejde med emner og indsatser. Kredsen er bekendt med metoden og kan uddybe den for jer.

Planlæg effektive og gode møder
En god og enkel måde at tilrettelægge møder på er at opdele mødet i 3 faser: før, under og efter mødet.

Før mødet

Beskriv, hvad formålet med mødet er (hvorfor holder vi mødet?)

 

Beskriv hvilke mål, du vil opnå (dine succeskriterier)

 

Hvilken ramme skal mødet skal have (hvilke punkter skal på dagsordenen)

 

Hvordan skal det gøres (læg en plan/prioritering af punkter/fastsæt tidsramme for hvert enkelt punkt). Overvej nøje, hvilke punkter, der skal på. Kan der eks. skaffes noget ekstra tid til de vigtigste punkter eller til en bestemt form på mødet ved at lade punkter, man kan orientere om/få undersøgt medlemmerne holdninger på andre måder.

 

Hvilken form skal punkterne hver især have (oplæg og fra hvem, fælles drøftelser, gruppearbejde, brainstorm mv.)

 

Udarbejd en klar dagsorden (beskriv under hvert punkt, hvad baggrunden for punktet er samt formålet med punktet)

 

Udsend dagsorden i god tid. Vedlæg relevante baggrundsmaterialer (eks. APV/trivselsundersøgelser eller skriftlige oplæg, der kan skærpe medlemmernes interesse og derved synliggøre vigtigheden af mødet)

 

Markedsfør mødet (brug medierne eks. til små webklip/lydfiler)

 

Sørg for det praktiske (mødeleder/referent/lokale/for­plejning/bordopstilling mv.)

Under mødet

 
 

Sæt rammen for mødet (fortæl hvad skal vi nå/hvad er planen/hvornår er vi færdige mv.) Få deltagernes accept.

 

Overhold tidsplanen

 

Opsummér efter hvert punkt - også af hensyn til referatet

 

Afrund mødet med at fortælle, hvad der nu skal ske med det, I har besluttet.

Efter mødet

 
 

Lav en evaluering af mødet (hvad gik godt/mindre godt)

 

Udsend referat

 

Følg op på mødet med små enkle handleplaner(hvem, gør hvad, hvornår, og overfor hvem)

 

Orienter medlemmerne løbende om proces og resultater

 

Markér de gode resultater overfor og sammen med dine kolleger


”Heldet tilsmiler den, der har forberedt sig godt”. Derfor er det særlig vigtigt, at man tager sig tid i planlægningsfasen med at klargøre mødets mål, indhold og afvikling, så kollegerne ikke går derfra med opfattelse af, at det bare var løs snak. Det samme gælder for den efterfølgende opfølgning af mødet: Det er en fin måde at synliggøre Faglig Klubs betydning på, når medlemmerne orienteres løbende om, hvad der foregår – herunder hvilke resultater, der kommer ud af ”anstrengelserne”. I den sammenhæng kan det overvejes, hvordan orientering kan ske på hurtige og nemme måde ved hjælp af eks. lyderfiler eller små videoer med information, der optages på eks. Iphone og videresendes til kollegerne.

Der kan hentes yderligere inspiration til planlægning og afholdelse af møder i hæftet: Atmosfære på møder. Hæftet kan downloades her: http://www.arbejdsmiljoweb.dk/atmosfaerepaamoeder

Dan netværk med de øvrige TR/AMR’ere
Som forberedelses- og ideudviklingsforum/sparringspartnere er de øvrige TR/AMR’ere i kredsen en god inspirationskilde. I kan udveksle ideer, indsatsområder, udkast til retningslinjer i MED-systemet mv.. Hvis I ikke allerede lokalt har etableret et netværksforum, så drøft med kredsen, hvordan I kan etablere et system, der er nemt at anvende. I kan også aftale med kredsen, om der er særlige områder, I kan drøfte på jeres TR-møder.

MEDLEMSMØDER
Selv om der skal være en faglig klub på alle tjenestesteder, er det stadig vigtigt at afholde medlemsmøder, hvor alle medlemmer - også lederne (medlemmerne af fraktion 3) - har ret til at deltage.

Anledningen til at holde medlemsmøde kan f.eks. være konkrete forhold på skolen, et ønske fra medlemmerne, en opfordring fra kredsstyrelsen eller fra Danmarks Lærerforening.

Medlemsmøder har forskellig karakter, eksempelvis

  • informationsmøder (f.eks. om pædagogiske forhold og psykisk arbejdsmiljø),
  • beslutningsmøde (om iværksættelse af en given faglig eller fagpolitisk aktivitet, f.eks. information af beboerne i skolens distrikt).